Datenschutz bei der KI-Telefonassistenz

Unsere KI-Assistentin Luna unterstützt Sie bei organisatorischen Anliegen und der Terminverwaltung. Hier erfahren Sie, welche Daten dabei verarbeitet werden, wie lange sie gespeichert bleiben und wie Sie stattdessen unser Praxisteam erreichen.

Verantwortlicher und Datenschutzkontakt

Dr. Stefan Schmid
Freiberuflich tätiger Zahnarzt
diadentis · Zahnarztpraxis Dr. Stefan Schmid
Rellinghauser Straße 304
45136 Essen
Telefon: 0201 25 794
E-Mail: info@diadentis.de

Über diese Kontaktdaten können Sie auch Datenschutzfragen stellen und Ihre Rechte ausüben.

Was Luna übernimmt

Luna ist eine KI-gestützte Ergänzung zu unserem persönlichen Praxisteam und rund um die Uhr telefonisch erreichbar. Eine unterbrechungsfreie technische Verfügbarkeit ist damit nicht zugesagt. Luna dient der Bearbeitung organisatorischer Anliegen und der Terminverwaltung. Sie ersetzt keine zahnärztliche Beratung, Diagnose oder Notfallversorgung.

Wir nutzen hierfür den Dienst der PraxiPal GmbH, Scharnhorststraße 24, 10115 Berlin. PraxiPal verarbeitet Daten für uns nach dem vereinbarten Modell der weisungsgebundenen Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Verantwortlich für die Verarbeitung durch unsere Praxis bleibt Dr. Stefan Schmid.

Gesprächsbeginn, Einwilligung und Aufzeichnung

Luna stellt sich zu Beginn als KI-Assistentin vor und fragt: „Darf ich Ihnen helfen?“ Im eingerichteten Gesprächsablauf wird ein „Ja“ oder ein unmittelbar geschildertes Anliegen als Zustimmung zum KI-Gespräch erfasst. Die Zustimmung wird im Anrufverlauf dokumentiert. Gespeichert werden ausschließlich Aufnahmen von Gesprächen, für die eine Einwilligung dokumentiert wurde. Luna beantwortet auf Nachfrage auch Fragen zum Datenschutz.

Gespräche mit Luna können aufgezeichnet, in Text umgewandelt und zusammengefasst werden. Die Gesprächsdaten und zugehörigen Ereignisprotokolle dienen der Bearbeitung Ihres Anliegens, der nachvollziehbaren Terminorganisation und der Qualitätssicherung. Berechtigte Praxisbeschäftigte können Vorgänge nachvollziehen; PraxiPal führt stichprobenartige Qualitätsprüfungen durch, um Fehler zu erkennen und Abläufe zu verbessern.

Die Nutzung von Luna ist freiwillig. Wenn Sie nicht mit der KI sprechen möchten, bitten Sie um Weiterleitung an die Praxis oder nutzen Sie die unten genannten persönlichen Kontaktwege. Diese Websiteinformation ist keine zusätzliche Einwilligungsabfrage und ersetzt die Kommunikation zu Beginn des Telefonats nicht.

Welche Daten verarbeitet werden

Ihre Stimme und die im Gespräch mitgeteilten Informationen, einschließlich Angaben zu Ihrem Anliegen und gegebenenfalls Ihrer Gesundheit;
Kontakt- und Patientendaten sowie Terminangaben, soweit diese für die Bearbeitung des Gesprächs herangezogen werden;
Aufzeichnungen, Transkripte und Zusammenfassungen des Gesprächs;
Einwilligungsdokumentation sowie technische Verbindungs- und Ereignisdaten, etwa Zeitpunkt, Dauer und protokollierte Aktionen.

Die Informationen stammen aus Ihrem Gespräch und aus unserer angebundenen Praxissoftware charly von solutio. Die Anbindung umfasst Patientendaten und Termine; als Änderungsbereich wird die Terminverwaltung genutzt. Eine vollständige Behandlungsakte oder Änderungsrechte an sämtlichen Patientendaten werden damit nicht beschrieben.

Für Qualitäts- und Ablaufanalysen sieht der PraxiPal-Dienst außerdem die Auswertung pseudonymisierter Kommunikationsmetadaten vor. Dabei werden zum Beispiel wiederkehrende Kontaktvorgänge und technische Abläufe betrachtet. Pseudonymisierung bedeutet, dass unmittelbar identifizierende Merkmale ersetzt werden; sie wird hier nicht mit einer vollständigen Anonymisierung aller zugrunde liegenden Daten gleichgesetzt.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die auf Ihre Einwilligung gestützte inhaltliche KI-Kommunikation, der damit verbundene Zugriff auf Patientendaten und die Gesprächsaufzeichnung beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Soweit Gesundheitsdaten betroffen sind, ist Ihre ausdrückliche Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO maßgeblich.

Die technisch erforderliche Verbindung und die begrenzte Kommunikation zur Klärung Ihrer Zustimmung stützen sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser Interesse ist es, telefonische Anliegen erreichbar entgegenzunehmen und Ihnen die Wahl zwischen KI-Unterstützung und persönlicher Kontaktaufnahme zu ermöglichen. Die Dokumentation einer erteilten Einwilligung dient ihrem Nachweis nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO.

Die nachgelagerte Terminorganisation und Behandlungsvorbereitung dienen der Durchführung oder Anbahnung des Behandlungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Soweit dabei Gesundheitsdaten für die Versorgung verarbeitet werden, gelten Art. 9 Abs. 2 lit. h und Abs. 3 DSGVO. Gesetzlich erforderliche Behandlungsdokumentation beruht insbesondere auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 630f BGB. Diese Zwecke sind von einer freiwilligen KI-Gesprächsaufzeichnung zu unterscheiden.

Die technische Qualitäts- und Ablaufanalyse pseudonymisierter Metadaten dient unserem berechtigten Interesse an zuverlässiger Kommunikation und Fehlerbehebung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Daraus folgt keine Freigabe, Gesprächsinhalte oder Gesundheitsdaten unabhängig von den genannten Voraussetzungen für andere Zwecke zu verwenden.

Empfänger und Verarbeitungsregion

Empfänger können die für Ihr Anliegen zuständigen Praxisbeschäftigten, PraxiPal sowie die jeweils eingesetzten technischen Unterauftragnehmer sein. Dazu gehören Dienstleister für Telefonie, Cloudbetrieb, KI-Rechenleistung, Spracherkennung und Sprachausgabe sowie Fehleranalyse. Nicht jeder technische Dienstleister ist an jedem Gespräch beteiligt.

Die vorliegenden PraxiPal-Vertragsunterlagen ordnen die Verarbeitung dem Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) zu. Im Dienstleisterkreis befinden sich auch Unternehmen mit Sitz in den USA oder Zugehörigkeit zu internationalen Konzernen. Der Unternehmenssitz und der vertraglich vereinbarte Verarbeitungsort sind dabei zu unterscheiden. Der Vertrag beschränkt Übermittlungen außerhalb des EWR auf Empfängerländer, für die ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission gilt.

Bei Fragen zu den für Ihren Vorgang eingesetzten Empfängern oder den vereinbarten Übermittlungsgarantien wenden Sie sich bitte an unseren oben genannten Datenschutzkontakt. Ergänzende Anbieterinformationen finden Sie in der PraxiPal-Datenschutzinformation für den KI-Rezeptionisten.

Speicherdauer

Für den von uns genutzten PraxiPal-Dienst gelten die folgenden vertraglichen Standardfristen; abweichende Fristen sind nach unserem mitgeteilten Praxisstand nicht vereinbart oder eingestellt:

Audioaufzeichnungen und Transkripte: grundsätzlich 30 Tage.
Gespräche mit festgestellten Verarbeitungsfehlern: bis zum Abschluss der Überprüfung, höchstens ein Jahr.
Kommunikationsmetadaten und Gesprächszusammenfassungen: grundsätzlich zehn Jahre.

Die Zehn-Jahres-Frist für PraxiPal-Metadaten und Zusammenfassungen ist ein Vertragsstandard, keine pauschale gesetzliche Speicherpflicht für jede Art von Anruf. Für Informationen, die rechtmäßig Teil Ihrer Behandlungsakte werden, gelten die eigenständigen Aufbewahrungsregeln der Praxis: grundsätzlich zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung gemäß § 630f Abs. 3 BGB, soweit keine anderen Vorschriften andere Fristen vorsehen.

Ihre gesetzlichen Rechte auf Löschung und Einschränkung bleiben bestehen. Ein Widerruf beendet die auf Einwilligung gestützte Verarbeitung für die Zukunft; andere rechtmäßige Aufbewahrungsgründe, etwa eine notwendige Behandlungsdokumentation oder die Prüfung eines konkreten Fehlers, sind gesondert zu berücksichtigen.

Persönliche Alternative

Wenn Sie nicht mit Luna sprechen möchten, können Sie um Weiterleitung an die Praxis bitten. Persönlich erreichen Sie unser Praxisteam telefonisch:

Montag bis Mittwoch: 08:00–16:00 Uhr;
Donnerstag: 08:00–15:00 Uhr;
Freitag: 08:00–13:00 Uhr.

Außerhalb dieser Zeiten kann ein Anliegen im System vermerkt werden, damit die Praxis zurückruft. Alternativ versuchen Sie den Anruf während der persönlichen Telefonzeiten erneut. Eine sofortige Annahme der Weiterleitung oder ein Rückruf zu einer bestimmten Zeit ist nicht zugesagt.

Sie können sich auch per E-Mail an info@diadentis.de oder persönlich an die Praxis wenden. Ohne die für Ihr Anliegen erforderlichen Angaben können wir es gegebenenfalls nicht bearbeiten oder einen Termin nicht eindeutig zuordnen. Behandlungstermine finden montags bis freitags nach Vereinbarung zwischen 07:00 und 17:00 Uhr statt; dies sind nicht die persönlichen Telefonzeiten.

Über PraxiPal nutzen wir keine zusätzliche schriftliche Kommunikation per SMS, E-Mail oder Website-Chat. Normale Praxis-E-Mails, Terminerinnerungen über Roger und die Online-Terminbuchung mit Dr. Flex sind gesonderte Vorgänge.

Ihre Datenschutzrechte

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, zum Beispiel per E-Mail an info@diadentis.de, telefonisch unter 0201 25 794 oder schriftlich an die oben genannte Praxisanschrift. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation Widerspruch einlegen.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf. Informationen und Beschwerdewege finden Sie auf ldi.nrw.de.

Weitere Informationen zu den übrigen Datenverarbeitungen unserer Praxis und Website finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

Stand: 14. September 2026.